Ошибки smtp-сервера и способы их решения

Как избежать ошибок при составлении и отправке писем

Причинами возникновения ошибок и, как следствие, неполучения сообщений могут служить разные факторы. Одни из них связаны с неправильным составлением исходящих писем самим пользователем, другие относятся к более глобальным программным настройкам со стороны получателя.

Самый простой способ это понять – отправить тестовое сообщение на свой ящик. Затем следует протестировать его отправку и получение, используя разные внешние почтовые сервисы: gmail, yandex, mail, rambler и другие. Если сообщение получено, следует ответить на него, проверив корректность исполнения команды «RE» вашим почтовым сервером и принятие ответа условным отправителем.

Довольно часто проблемы с попаданием писем в папку «Спам» или программной блокировкой на стороне получателя лежат в неверном оформлении ключевых полей. Особенно это касается массовых рассылок коммерческого характера. Для отправки большого количества однотипных сообщений как минимум потребуется выполнение следующих параметров настройки:

выделенный IP-адрес с целью исключить блокировку на стороне сервера-ретранслятора или почтовой программы конечного получателя;
криптографические подписи DKIM и SPF, помогающие подтвердить подлинность домена и минимизировать количество писем, воспринимаемых как спам.

Некорректное использование бота для отправки писем может привести к блокировке отправителя и другим нежелательным последствиям. Даже если информация, которую вы отправляете потенциальным клиентам, реально интересна им, система спам-фильтрации может воспринять данную рассылку как вредоносную. Чтобы избежать этого, лучше всего воспользоваться услугами специализированных компаний.

В моей практике был случай, когда никак не удавалось добиться получения моей электронной корреспонденции одним из сотрудников компании «Лукойл». Письма я отправлял самые простые, используя корпоративный ящик. Только после того, как мой респондент обратился в IT-службу своего предприятия, выяснилось, что данный адрес находится в блэк-листе. Попал он туда из-за каких-то ошибок, допущенных моим предшественником. Понадобилось больше недели, чтобы адрес включили в «белый список». Все это время письма, высылаемые с личного [email protected], доходили без проблем.

Полезно: Почему не приходят письма с сайта. Пример частного случая.

Виды почтовых сервисов

На программном уровне существует несколько видов обработки электронной почтовой корреспонденции. К первой группе относятся виртуальные сервисы, доступные чаще всего в бесплатном исполнении через интернет-соединение на сайте почтового сервера. Это всем известные ресурсы:

Gmail/Google Suite (почта от Google.com);
Yandex.ru;
Mail.ru;
Rambler.ru и другие.

Более подробную информацию о значениях ответов SMTP можно получить на сайтах популярных почтовых сервисов:

Коды ошибок SMTP почтового сервиса Gmail (Google Suite) (support.google.com)
Создание и отправка писем на сервисе Яндекс
Ошибки отправки писем при использовании сервера и сервиса Mail.ru

Ко второй группе относятся почтовые клиенты – программы, обладающие более расширенным функционалом, чем виртуальные сервисы. Наиболее популярными и универсальными почтовыми клиентами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!;
Microsoft Outlook.

Принципы работы почтовых клиентов несколько отличаются от процесса обработки корреспонденции виртуальными серверами. При отправке сообщения программа отсылает его не напрямую конечному получателю, а ретранслирует через сервер-релей. Этот процесс осуществляется чаще всего с использованием протокола SMTP, а получение корреспонденции обычно происходит с помощью IMAP или POP.

Коды SMTP-ответов определяются стандартом. Администратор почтового сервера может создать собственные настройки, в том числе и в части кодировки ответов сервера. Особенно это касается локальных почтовых программ, установленных непосредственно на сервере какой-нибудь компании.

О вариантах выбора и способах создания корпоративных почтовых сервисов более подробно можно прочитать здесь: Что такое почтовый сервер и зачем он нужен.

Как исправить ошибку 421 не удается подключиться к SMTP-серверу в Outlook

Изменить настройки SMTP
Проверьте наличие помех в виртуальной частной сети (VPN) в Outlook
Проверить наличие антивирусных помех в Outlook

1. Переконфигурируйте настройки SMTP

Когда эта ошибка встречается в MS Outlook, наиболее вероятная причина, как было указано ранее, это неправильная настройка параметров SMTP (сервера передачи электронной почты). Следовательно, это первый метод устранения неполадок, который мы будем рекомендовать в этом руководстве.

Чтобы перенастроить настройки SMTP в MS Outlook, выполните следующие действия:

Запустите MS Outlook .
Найдите и нажмите Файл .
Выберите Настройки аккаунта .
Нажмите на свою учетную запись, а затем нажмите Изменить .
Найдите « Сервер исходящей почты (SMTP) » и введите адрес (предоставленный вашим веб-хостингом).
Найдите и нажмите Дополнительные настройки .
Перейдите на вкладку Исходящий сервер .
Убедитесь, что Мой исходящий сервер (SMTP) требует проверки подлинности .
Выберите Использовать те же настройки, что и для сервера входящей почты.
Вернитесь в окно Дополнительные настройки и перейдите на вкладку Дополнительно .
На вкладке «Дополнительно» найдите и измените свой номер порта , предоставленный поставщиком услуг Интернета.
Сохранить настройки и закройте программу.
Проверьте, исправлена ли ошибка: откройте Outlook и попробуйте отправить электронное письмо.

Если проблема не устранена, вы можете попробовать следующее исправление.

Примечание. Вышеуказанные шаги можно применить к Microsoft Outlook 2016 (и выше).

2. Проверьте виртуальную частную сеть (VPN) помехи в Outlook

VPN в основном используется для маскировки местоположений и получения доступа к геоблокированным/географически ограниченным сайтам и контенту, особенно в зонах с ограниченным доступом. В некоторой степени это влияет на ваше поведение в Интернете, в том числе на доступ и передачу электронной почты в Outlook.

Несмотря на то, что VPN практически не влияют на передачу электронной почты напрямую или нет, были зарегистрированы случаи, когда службы VPN вмешивались в программы на базе Интернета, такие как Outlook. Следовательно, вы можете проверить, не вызвана ли ошибка из-за помех от вашего VPN.

Чтобы проверить, является ли VPN причиной ошибки, просто отключите службу VPN; Затем вы можете попробовать отправить электронное письмо. Если электронная почта проходит без проблем, VPN, вероятно, является причиной ошибки. В противном случае вы можете попытаться проверить, есть ли другие мешающие стороны.

3. Проверьте наличие антивирусных помех в Outlook

Самые продвинутые антивирусные и другие программы безопасности оборудованы для выполнения проверок действий в браузере и, где необходимо, накладывают ограничения. В редких случаях это может быть проблемой, когда сервер ответил: 421 не может подключиться к SMTP сервер , возникает ошибка.

Вы можете проверить, чтобы убедиться в виновности программы безопасности в вашей системе, отключив ее, а затем попытаться отправить электронное письмо. Если электронная почта проходит без проблем, программа безопасности, очевидно, виновна.

Чтобы решить эту проблему, вы можете перенастроить вашу AV или программу безопасности для предоставления разрешений или исключить почтовый SMTP-сервер из всех расширенных проверок и ограничений безопасности. Если вы не знаете, как это сделать, вы можете легко отключить брандмауэр или AV в любое время, когда захотите отправить электронное письмо.

What is “Smtp error: Failed to connect to server” ?

Spammers often use php scripts that directly connect to remote servers and send spam mails.

To defend this, many Web Hosting providers block direct connection from websites to external mail servers.

In such servers, mails from website can be sent only via its own mail server (SMTP server) port, just as how Outlook or Windows Mail works.

PHPMailer is a mail application that works like a mail client and helps to send mail via SMTP server.

But, PHPMailer do not work out of the box. It can fail due to firewall restrictions on the server, wrong mail server name, port etc. and shows the error:

“Smtp error: Failed to connect to server”

SMTP ERROR: Failed to connect to server: Connection refused (111)

SMTP ERROR: Failed to connect to server: Connection timed out (110)

Положительные и отрицательные сообщения SMTP-сервера

Данные коды являются трехзначными, каждая его часть несет в себе определенную информацию, расшифровывающую причину сбоя.

Первая цифра комбинации содержит информацию о качестве доставки:

сообщение доставлено («SMTP OK»);
возникла неизвестная или временная проблема («SMTP unknown»);
критическая ошибка («SMTP error»).

Существует четыре варианта значений для первой цифры кода:

2xx – положительный результат, есть возможность передачи следующей команды;
3xx – отложенный результат, необходимо осуществление дополнительных действий;
4xx – сообщение не принято, но проблема носит временный характер, и запрос может быть повторен через какое-то время;
5xx – категорический отказ выполнения команды, отправка запроса со стороны передающего сервера в том же виде невозможна.

Вторая цифра в коде сообщает о категории ответа:

0 – синтаксические ошибки;
1 – ответы на запросы информации;
2 – ошибки канала передачи;
3 и 4 – неизвестный тип ошибки;
5 – статус почтовой системы.

Третья цифра дает более расширенную информацию о значении, указанном во второй цифре SMTP-ответа.

Помимо цифровой комбинации, SMTP-сообщение может содержать дополнительную текстовую информацию.

Полную информацию о кодах, их компоновке и значениях можно найти в спецификациях RFC 5321 и RFC 1893.

Следует учитывать, что SMTP-message говорит об успешном или неудачном варианте доставки именно на уровне взаимодействия почтовых серверов. Положительный ответ вовсе не означает, что ваше письмо не попало в папку «Спам».

Причина номер 2: множественные подключения

Ошибка 421 (Too Many Connections) – это ошибка FTP соединения, которая не беспокоит обычных пользователей и чаще всего является информационным сигналом для вебмастера. Ошибка появляется при работе с программой FileZilla и для ее исправления нужно внести некоторые изменения в настройки. Также, иногда может потребоваться доступ к панели управления хостингом.

Возникает в случае, если у вас открыто активное соединение с сервером и вы параллельно пытаетесь создать еще одно подключение по тому же адресу. По сути ничего страшного в этом нет. Если с вашего IP уже есть соединение вы просто получите ошибку 421. На сам сайт это никак не влияет.

Как исправить ошибку 421?

Нужно ограничить количество одновременных подключение к серверу, чтобы избежать появление ошибки 421. Для этого заходим в программу-клиент FileZilla и нажимаем «Файл», затем открываем «Менеджер сайтов».
Если у вас несколько сайтов, нужно выбрать тот, который выдаёт ошибку 421. Вы увидите вкладку «Настройки передачи», в которой нужно установить Макс. Число подключений максимально до 8-ми. Более точную информацию можно узнать у хостинг-партнера. Однако, изменяя данный параметр с единицы до большего числа есть риск, что к серверу будут подключаться взломщики и вы об этом не узнаете.
Далее сохраняем и перезапускаем программу.

Альтернативный способ исправить ошибку 421

Заходим в административную панель хостинг-аккаунта. Переходим в раздел управления FTP и отключаем активные подключения. Затем можем снова устанавливать соединение через FTP-клиент.

Если нет функции снять все активные соединения, просто смените логин и пароль для FTP аккаунта. Активные соединения будут сброшены автоматически.

Другой способ, который срабатывает, если у вас открыты программы, но нет возможности найти то самое соединение. Просто перезагрузите свой компьютер. При повторном запуске будет сделано соединение заново. Однако, этот способ не сработает, если неправильно настроен FTP-клиент.

Причина номер 3: Грейлистинг

Как правило, MS Outlook используется корпоративными клиентами в офисах для упорядочивания переписки и ускорения отправки коммерческой корреспонденции. Поэтому исходящий трафик может быть довольно высок. Именно по этой причине многие программы могут ввести ip-адрес, с которого ведется рассылка в серые списки (грейлистинг).

Причиной внесения ip-адреса пользователя в серый список может стать слишком активная переписка через один из бесплатных smtp серверов: Mail.ru, Яндекс или Gmail. Которые лимитируют количество отправленных писем в сутки. При необходимости сохранения прежней интенсивности переписки данная проблема решается переходом на специализированные почтовые сервисы. К примеру, SendPulse SMTP Server.

What causes SMTP ERROR: Failed to connect to server ?

Here, let us discuss the top reasons for “SMTP ERROR: Failed to connect to server”.

1. SMTP restrictions on the server.

Servers restrict the programs that can directly connect to remote servers and send mail. Usually, only mail server, root user etc. allow SMTP connections.

For example, CPanel servers block access to external SMTP servers using the “SMTP Restrictions” option.

With this restriction, connection from PHPMailer to an external mail server do not work. The connection wait for some time and eventually die with the following error:

2018-10-12 04:12:37 SMTP ERROR: Failed to connect to server: Connection timed out (110)
SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting
Oops! Something went wrong and we couldn't send your message.Mailer Error: SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting

2. Firewall restrictions on the server

Mail servers accept or reject connections based on certain firewall policies.

All mail servers allow the connection from default mail port 25. Bu,t other mail ports like 465, 587 etc. will not be open in many servers.

On a server with mail port restrictions, when a website owner tries to send mail using an external smtp server on port 465, it ends up in error:

2018-08-28 10:33:12 Connection: Failed to connect to server. Error number 2. "Error notice: stream_socket_client(): unable to connect to ssl://mail.xyz.com:465 (Connection refused)
2018-08-28 10:33:12 SMTP ERROR: Failed to connect to server: Connection refused (111)

Мне пришло сообщение о недоставке. Как мне решить проблему?

Как правило, эту проблему невозможно исправить самостоятельно. Получатель или его администратор электронной почты должен исправить конфигурацию со своей стороны. Однако вы можете попробовать несколько решений:

Если получатель является внешним (находится за пределами организации): свяжитесь с получателем (по телефону, лично и т. д.) и попросите его рассказать своему администратору электронной почты о вашей проблеме с доставкой почты. Администратору может потребоваться изменить конфигурацию почтового ящика получателя так, чтобы он принимал сообщения от вас.
Если получателем является внутренняя группа: возможно, у вас нет разрешения на отправку сообщений группе или одной из вложенных в нее групп. В этом случае отчет о недоставке будет содержать имена групп с ограниченными правами, в которые вам запрещено отправлять сообщения. Попросите владельца группы с ограниченными правами предоставить вам разрешение на отправку сообщений в группу. Если вы не знаете владельца группы, его можно найти в Outlook или Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App), сделав следующее:
- Outlook. Выберите отчет о недоставке, дважды щелкните имя группы в строке Кому, а затем нажмите Связаться.
- Outlook в Интернете. Выберите отчет о недоставке, щелкните имя группы в строке Кому, а затем выберите пункт Владелец.
Если вы отправляете сообщения в большую группу рассылки: к группам, включающим более 5000 участников, автоматически применяются указанные ниже ограничения.
- Отправляемые в группу сообщения должен утвердить модератор.
- В группу невозможно отправлять большие сообщения. Однако отправители больших сообщений будут получать другой отчет о недоставке. Дополнительные сведения о больших сообщениях см. в разделе .
Чтобы решить эту проблему, присоединитесь к группе или попросите ее владельца или модератора утвердить ваше сообщение. Попросите этого человека ознакомиться с разделом далее в этой статье.

Если вам не удалось решить проблему, выполнив описанные выше действия, обратитесь к администратору электронной почты получателя и попросите его ознакомиться с разделом этой статьи.

Я владелец ограниченной группы. Что я могу сделать?

Если отправитель сообщения получил этот отчет о недоставке при попытке отправить сообщение вашей группе, а вам нужно, чтобы он мог успешно отправлять ей сообщения, попробуйте один из следующих способов:

Удалите ограничение на отправителей. Измените параметры группы, чтобы разблокировать отправителя одним из указанных ниже способов.
Добавьте отправителя в список разрешенных отправителей для группы

Обратите внимание, что необходимо создать почтовый контакт или почтового пользователя, который будет представлять внешнего отправителя в вашей организации.
Если на отправителя налагаются ограничения, поскольку он является внешним (находится за пределами вашей организации), вы можете настроить группу на прием сообщений от внешних отправителей.
Если вы настроили правило потока обработки почты, или правило транспорта, на ограничение определенных отправителей или их групп, вы можете изменить правило, чтобы принимать сообщения от этих отправителей.

Ограничения для больших групп. К группам, включающим более 5000 участников, автоматически применяются указанные ниже ограничения.
отправляемые в группу сообщения должен утвердить модератор;
Большие сообщения невозможно отправлять в группу (но в этом случае создается другой отчет о недоставке)

См. Ограничения для Exchange Online.
Чтобы решить эту проблему для отправителя, утвердите его сообщение или добавьте этого пользователя в группу.

Управление группами рассылки
Настройка модерируемого получателя в Exchange Online
Создание групп рассылки и управление ими в Exchange Online

Проверка доступности почтового сервера программным методом

В данной статье описаны лишь некоторые варианты ошибок, которые могут возникнуть при отправке электронных сообщений. Полный перечень достаточно объемен и во многом зависит от настроек конкретного сервера как на стороне отправителя, так и получателя. Некоторые из ошибок могут быть легко устранены обычным пользователем, другие под силу лишь опытным администраторам.

Одним из способов предупреждения появления ошибок является онлайн-проверка доступности почтового сервера с помощью бесплатных инструментов:

https://mxtoolbox.com
https://www.ultratools.com
http://mail2web.com

Эти сервисы пробуют подключиться к почтовому серверу по SMTP, подтверждают, что у него есть запись обратной зоны DNS, и замеряют время отклика. С их помощью можно диагностировать некоторые ошибки службы почтовых серверов или проверить, не занесен ли данный ресурс в черные списки из-за спама.

Прочитав эту статью, обратите внимание на то, как настроен ваш почтовый сервер на получение сторонних писем по SMTP-протоколу

Быть может, в данный момент ваш антиспам или локальная политика фильтрации входящих сообщений блокирует получение очень важного и нужного для вас месседжа? Проверьте сами или обратитесь к системному администратору. Если ошибку с SMTP никак не удается решить, то попробуйте обратиться в службу поддержки почтового сервера

Если ошибку с SMTP никак не удается решить, то попробуйте обратиться в службу поддержки почтового сервера.