Управление списком дел через задачи outlook 2016

Настройка для Yandex

Услуги электронной почты компания «Яндекс» начала оказывать в 2000 году. С тех пор и по сей день этот почтовый сервис — один из самых популярных в рунете. «Яндекс» легко обеспечивает своих клиентов возможностью обмениваться электронными письмами независимо от провайдера и подключения к сети их оппонентов. Чаще всего настройка Outlook для Yandex осуществляется с помощью протокола POP3. Делается это довольно просто. Итак, настройка почты Outlook производится следующим образом:

  1. Запустить Outlook.
  2. Зайти в «Сервис», выбирать «Настройка учетных записей».
  3. В появившемся окне нажать на «Создать».
  4. Когда откроется «Создание учетной записи», помечаете «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов», потом «Далее».
  5. В новом окошке выберите «Электронная почта», затем в «Параметрах электронной почты Интернета» набираете следующее: ваше имя, которое получатель увидит, когда получит от вас письмо, адрес своей почты. В нужных полях указываете pop.yandex.ru как входящий, smtp.yandex.ru как исходящий. В «Пользователе» указываете свой логин на этом провайдере. Например, если адрес [email protected], то необходимо вписать только первую часть. В строке пароля указываете свой.
  6. В «Настройке электронной почты Интернета» на «Сервере исходящей почты» помечаете «SMTP-сервер» и нижнюю строку «Аналогично серверу для входящей почты».
  7. Затем в «Дополнительно» выбираете шифрованное подключение и функцию сохранения копии переписки на сервере.

Сохраняетесь кнопкой «Ок». Настройка Outlook для Yandex завершена.

Как написать пошаговую инструкцию (самое интересное)

По сути, эта статья — инструкция как написать инструкцию, плюс неплохо заточенные под СЕО текст с ключами. То есть, структура, выделенные ключи и заголовке в этой статье — это уже первый пример инструкции.

Но, помимо всего, я все же расскажу начинающим копирайтерам, по какому плану следует идти, чтобы написать качественную инструкцию, гайд или свод правил:

  1. Найдите проблему — это очень важный этап. Кроме того, проблема, которую решит ваша инструкция должна полностью соответствовать тематике вашего сайта или сайта заказчика;
  2. Разобраться в вопросе — полностью, досконально и глубоко разобраться в вопросе, о котором будете писать инструкцию;
  3. Разбить решение проблемы на шаги — составе план, в котором первым пунктом будет наличие проблемы, а последним описание результата ее решения. Промежуточными же пунктами должны стать, последовательные, четкие, полные и грамотные шаги по достижению цели;
  4. Распишите более подробно каждый шаг — даже уже написав текст в него всегда есть что добавить. Пусть последовательность решения проблему будет максимально подробной;
  5. Схемы, картинки, примеры — добавьте в статью максимально доступную визуальную информацию. Ее должно быть немного, но в тоже время и не мало. Но помните, что не для всех инструкций такой ход необходим, как, скажем, в этой;
  6. Полезные советы — добавите вставки в текст с полезными советами (также не для всех видов инструкций);

И вот теперь, как написать инструкцию, образец плана выше, можно понять наглядно, но еще прочитав эту статью и хорошо ее проанализировав, можно понять, как написать СЕО-текст с определенной тематикой.

Вы пришли сюда из поиска? Это доказывает вышесказанное.

Порядковая настройка

Порядковая настройка Outlook производится следующим образом:

  1. Включить программу. В открывшемся окне выбрать «Учетные записи электронной почты».
  2. Затем кликнуть на «Добавить новую», затем «Далее».
  3. В списке серверов выбрать РОРЗ.
  4. В строке «Введите имя» внести свои персональные данные, в «Адрес электронной почты» вписать свой электронный адрес, напротив «Пользователя» и «Пароля» указать полное имя ящика, пароль доступа к нему. На пустых полях сервера входящей и исходящей почты набрать mail/ваше доменное имя. Кнопкой «Далее» подтвердить изменения.
  5. Затем кликнуть на «Другие настройки», выбрать «Сервер исходящей почты» и отметить «SMTP-серверу требуется проверка личности».
  6. Сохранить нажатием «Ок».

Дополнительные преимущества

  • Инструмент «Слияние почты с вложениями» позволяет создавать персонализированные электронные письма непосредственно в Outlook. Таким образом, вы можете легко формировать свои информационные рассылки, будучи уверенными, что клиенты и партнеры получат их точно в таком же виде.
  • Утилита предоставляет отличные возможности для работы с вложениями. Укажите расположение вложения в таблице источника данных или при настройке программы. Вы можете отправлять разные или одни и те же документы нескольким получателям, вкладывать документы прямо в шаблон сообщения. Утилита может автоматически конвертировать вложения MS Word в Adobe PDF при слиянии почты. А кроме этого, удалять вложения из файла-шаблона рассылки, если в конкретном случае они не нужны, а менять общий шаблон не хочется.
  • Вы можете использовать данные из столбцов таблицы данных даже для полей CC, BCC и темы.
  • Перед отправкой письма можно выбрать профиль, учетную запись Outlook и адрес отправителя.
  • Есть возможность ограничить выбор ячеек из таблицы-источника данных, чтобы отбирать данные в заданном диапазоне строк или для отправки разным получателям по определенному условию.
  • После завершения настройки можно сохранить готовые к отправке сообщения в определенной папке Outlook, не отправляя их.
  • Вы можете установить время начала отправки сообщений, а также задать промежуток времени между отправкой каждого последующего сообщения. Так вы обойдете ограничения почтового сервера на количество отправляемых сообщений в единицу времени. И дополнительно уменьшите вероятность попадания писем из рассылки в спам.

Резюме

Массовая рассылка — чрезвычайно полезная опция, которая может решить множество задач в различных областях:

  • рассылка специальных предложений клиентам,
  • уведомление партнеров об изменениях в вашем бизнесе,
  • информирование подписчиков о последних новостях,
  • корпоративная рассылка,
  • просто объявление друзьям о предстоящем торжестве.

В любом случае будет удобно, а зачастую необходимо персонализировать ваши письма. Функция слияния почты позволяет автоматически превратить обычные информационные рассылки в индивидуальные послания, содержащие личные данные.

Среди различных решений этого вопроса выбирайте те инструменты, которые обладают наибольшим потенциалом, гибкими настройками и простотой использования. Используйте профессиональные программы слияния почты, которые не ограничивают количество получателей, помогают избежать спам-фильтров и отправляют безупречные личные сообщения для достижения ваших целей.

Обратите внимание, что на нашем сайте доступно много бесплатных утилит и надстроек для Outlook, уже 168. Все они созданы по запросам наших пользователей

С помощью этих утилит вы можете ускорить работу Outlook, повысить свою эффективность и решить многие возникающие проблемы.

Outlook Express

Считается, что Outlook Express — своего рода облегченная версия классического Outlook. Частично это верно. У них один разработчик, и Express поставлялся в составе ОС от Microsoft до 2003 года. С выпуском Windows 7 распространение его прекратилось.

Отличия их в том, что классический входил в состав пакета Microsoft Ofice, в то время как Express был предустановлен в операционной системе. В последнем также нет различных дополнительных функций. Настройка Outlook Express состоит из следующих действий:

  1. Запустить приложение, открыть «Сервис», «Учетные записи».
  2. Выбрать вкладку «Почта».
  3. В «Добавить» кликаем на «Почту».
  4. Указать имя или псевдоним, который получатель увидит в строке «От кого».
  5. Ввести свой e-mail и «Далее».
  6. В перечне серверов для входящей почты выбрать РОРЗ.
  7. Указать параметры для исходящей почты.
  8. В «Учетной записи» набрать свой почтовый адрес.
  9. Ввести свой пароль.
  10. Нажать «Далее» для окончания настроек.

Настройка для Mail.Ru

Mail.Ru, еще одна лидирующая в российском сегменте интернета компания, как и многие, начинала лишь с простой электронной почты и поисковика. Настройка Outlook для Mail.ru не отличается сложностью. Внимательно следуйте написанной ниже инструкции. Настройка почты Outlook не займет много времени.

  1. Тип записи – IMAP.
  2. Во входящей почте «Имя узла» – imap.mail.ru, «Пользователь» – полный адрес персонального ящика. Указываете пароль в нужном поле.
  3. В исходящей почте все то же самое, smtp.mail.ru в строке «Имя узла».
  4. В «Дополнительных настройках» активируете «Использовать SSL», в «Порте сервера» набираете 993 – для входящих писем. Для исходящих меняете только «Порт сервера». Нужно написать 465.

Как сделать массовую рассылку в Outlook с помощью слияния почты

Почти каждый пользователь электронной почты хотя бы раз в жизни сталкивался со случаем, когда необходимо было отправить однотипные письма разным получателям

А в коммерции такие рассылки являются важной частью деловой деятельности

В Outlook можно отправить одинаковые письма большому количеству получателей, указав адреса в поле Кому. Но что, если вам нужно поменять в тексте каждого письма фрагменты, предназначенные конкретным получателям, например, личное приветствие? Конечно, можно создать шаблон письма, а затем использовать его в качестве основы, вручную изменяя для отправки отдельных писем каждому адресату. Но когда у вас десятки или даже сотни адресов, представьте, сколько времени займет эта работа! Кроме этого, чем больше адресов добавляется в поле Кому, тем меньше шансов пройти через спам-фильтры получателей.

Существуют специальные сервисы, которые предлагают методы индивидуализации массовых почтовых кампаний. Но гораздо удобнее, легче и дешевле настроить персональную рассылку по-своему с помощью функции слияния почты.

Слияние почты (анг. mail merge), в отличие от рассылки одного письма на несколько адресов, создает отдельное письмо для каждого из них. Например, это могут быть приглашения с одинаковым текстом, но имя, адрес и обращение будут уникальны, соответствуя каждому получателю.

Этого можно добиться путем слияния двух файлов при создании кампаний массовой рассылки:

  1. Письмо: документ MS Word или сохраненный из Outlook шаблон сообщения, который содержит текст письма с полями для автоматического заполнения.
  2. Источник данных, который содержит значения заполняемых полей.

Давайте кратко рассмотрим, как выполнить слияние почты в Outlook.

Шаг 1: Создаем файл с данными для персонализации почты

После того, как мы подготовили письмо, нужно сформировать источник данных для заполнения адресов получателей и других полей слияния. Различные инструменты для рассылок предлагают разные типы источников данных для заполнения полей в шаблоне. Например, контакты Microsoft Outlook для добавления адресов.

Наиболее распространенный и простой способ — использовать в качестве файла данных электронную таблицу, в которой могут содержаться различные данные для объединения с шаблоном письма. Например, при слиянии почты из Excel.

Внимательно проверьте все поля перед выполнением слияния. Например, иногда необходимо выделить отдельные колонки для фамилии и имени.

Шаг 2: Создаем шаблон сообщения для слияния

Для того чтобы создать персонализированные сообщения массовой рассылки, прежде необходимо создать шаблон письма. Это можно сделать разными способами:

Вы можете создать документ, содержащий готовые поля для слияния в Microsoft Word.
Однако если вы работаете с Outlook, удобнее всего писать исходное письмо, не выходя из программы. Так вы сможете работать с привычными инструментами и понимать, как будут выглядеть конечные сообщения

Набирая черновик письма в Outlook, вы не будете переключать свое внимание на другие программы. Такой способ набора текстового шаблона предлагает наша утилита.

Независимо от того, как вы создадите исходный документ, он будет содержать поля для заполнения при слиянии. Они будут заполнены данными из источника данных, созданного на .

Шаг 3: Свяжите файл базы данных с документом электронной почты

После того, как оба документа готовы, настало время выполнить слияние. Обязательно сохраните документы, прежде чем приступать к работе. Затем выберите файл шаблона и файл источника данных, чтобы связать их.

Например, с помощью утилиты Слияние почты с вложениями связать таблицу исходных данных с шаблоном письма очень легко, достаточно выбрать файлы на вашем диске или сетевом ресурсе:

Шаг 4: Массовая рассылка персонализированных писем

Последним необходимым шагом перед отправкой персонализированных писем является их предварительный просмотр. Так вы сможете убедиться, что объединение прошло успешно, и еще раз проверить, что вы ничего не забыли.

Процесс предварительного просмотра может быть разным для разных инструментов. Например, Пошаговый мастер слияния в MS Word показывает, как будет выглядеть текст письма перед объединением.

Утилита Слияние почты с вложениями из пакета ReliefJet Essentials позволяет сохранить готовые письма в отдельной папке, чтобы полностью проверить их перед отправкой.

После просмотра запустите процесс слияния и отправьте письма немедленно либо сохраните их, если используемый вами инструмент слияния позволяет это сделать. Нажмите кнопку Отправить один раз, и все ваши адресаты получат индивидуальные письма с личными приветствиями и другими важными персональными сведениями.

Как эффективно организовать Outlook

Создание папок

Таким же способом можно создавать подпапки в любой из папок, включая системные.

Чтобы переименовать, необходимо клацнуть по названию правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего меню соответствующую опцию, написать новое имя и нажать «Enter».

Удаление и перемещение происходит так же, как и создание: кликнуть правой кнопкой и выбрать нужную опцию.

В десктопной версии программы есть отдельный раздел «Папка», где производятся различные манипуляции с ними.

Сортировка писем

Постоянно заниматься размещением сообщений путем перетаскивания долго и неудобно. Как в Outlook настроить, чтобы письма приходили в разные папки? С помощью опции автоматической сортировки:

Щелкнуть правой кнопкой мышки по письму. На экране появится меню, выбрать из списка пункт «Создать правило». Второй способ – выделить сообщение, сверху появится панель инструментов. Нажать на значок в виде трех горизонтальных точек – «Создать правило».

Открыть больше параметров.

Правило можно отключить, изменить или удалить в любой момент, передвинув ползунок. К одному правилу разрешается добавить несколько разных действий и исключение.

При необходимости настраивается автоматическая сортировка для всех писем, которые имеют конкретный адрес. Для этого при создании правила добавляется еще одно условие – «Адрес отправителя содержит».

Аналогично можно настроить сортировку по другим параметрам.

Для вызова окна с настройками необходимо кликнуть по значку в виде шестеренки (расположен вверху справа) и нажать на ссылку «Просмотреть все параметры». Здесь же можно создавать правила, автоматические ответы на письма и т.д.

Архивация почты

Для добавления писем в архив:

Клацнуть по одному или нескольким сообщениям правой кнопкой мышки, в меню активировать пункт «Архивировать». Или выделить письмо и нажать на кнопку данной опции (расположена на верхней панели). Внизу страницы отобразится уведомление.

Однако этот способ не освобождает место в почтовом ящике, нужно провести ручную архивацию. Чтобы переместить письма из сервера в локальный файл данных на компьютере, нужно создать архивную папку pst в Outlook. Как это сделать в десктопной версии:

В разделе «Файл» перейти на вкладку «Сведения». Выбрать «Средства очистки» — «Архивировать».

Чтобы архивировать элементы, которые по каким-то причинам были исключены из автоархивации, следует отметить галочкой пункт «Включить элементы с флажком…». Теперь рекомендуется настроить параметры архивации в программе:

Вызвать меню папки «Архив», клацнув по ней правой кнопкой мышки, выбрать «Свойства».

Переадресация писем

Для этого следует настроить переадресацию в Outlook:

  • Открыть параметры почты, нажав на шестеренку, иконка которой находится вверху.
  • В разделе «Почта» перейти на вкладку «Пересылка». Включить опцию, вписать адрес, при желании сохранить копии переадресованных сообщений, поставив галочку. Применить изменения.

Возможно включить пересылку писем и для отдельных пользователей:

Зайти в параметры, выбрать «Правила» почты и нажать на кнопку «Добавить»

Установить, по какому принципу будет производиться переадресация: по имени, определенным словам, только помеченные флажком «Важное» сообщения и т. д

Сохранить изменения.

В программе процесс включения переадресации точно такой же, как и в веб-версии. Только опция «Правила» расположена в разделе «Главная».

Как отправлять массовые письма в Outlook с помощью утилиты «Слияние почты с вложениями»

Расширенная версия утилиты Слияние почты с вложениями выполняет процессы слияния по тому же алгоритму, который мы описали выше. Она предлагает быстрый и простой способ автоматической персонализации массовых рассылок:

  • Вы можете создать шаблон письма в Outlook из обычного письма или использовать ранее сохраненный документ в формате OFT или MSG. Используйте макросы в теле письма, так же, как вы используете их в других полях сообщения. Добавьте соответствующие столбцы в таблицу — источник данных.
  • Источником данных для полей слияния является стандартный файл электронной таблицы CSV. Это распространенный формат, который легко создать в Microsoft Excel или другой программе, работающей с электронными таблицами.
  • В настройках утилиты выберите поля для слияния, включая адреса получателей, тему, CC, BCC.
  • На вкладке Вложения вы можете выбрать способ добавления файлов к рассылке. Можно указать путь к полю слияния в таблице данных или в настройках утилиты. Подробнее можно почитать
  • После настройки утилиты вы можете массово отправлять электронные письма сразу после слияния. Или сохранить исходящие сообщения в отдельной папке Outlook и проверить их, чтобы убедиться, что все в порядке. Настройки на вкладке Расширенные предоставляют много вариантов отправки.

Узнайте больше о том, как выполнять слияние почты с вложениями в подробном описании утилиты.

Настройка Outlook

Microsoft Outlook – это популярное, простое в использовании приложение, которое позволяет легко организовать персональную и групповую работу в интернете. Программа используется для обмена почтой, планирования деловых встреч и заданий, ведения списка нужных контактов. Является одной из самых популярных, что вполне заслуженно. Ее разработкой занималась корпорация Microsoft, автор всем известного набора офисных приложений и множества других программ и цифровых технологий. Но для правильной работы программу необходимо настроить в зависимости от используемого почтового сервиса. Настройка Outlook довольно проста, справится с ней даже малоопытный человек. В статье приведены примеры конфигурации для Mail.Ru и Yandex. Но сперва несколько слов о других возможностях этой программы.

Для чего нужна любая инструкция

Ответ на этот вопрос очевиден, но поскольку мы говорим с точки зрения автора, то, для чего нужна инструкция, нам нужно разобраться чуть детальнее.

  1. С точки зрения читателя — это решение его проблемы, в том или ином вопросе, в зависимости от тематики сайта, на котором она опубликована;
  2. С точки зрения заказчика (владельца сайта) — привлечения целевого трафика, а как следствие потенциальных клиентов;
  3. С точки зрения копирайтера — написание качественного текста, который принесет доход или упорядочит информацию в голове.

Но, всеже в конечном итоге, инструкцию будет читать человек, которому нужно что-то сделать, а значит она должна быть в первую очередь рассчитана именно на читателя. То есть, быть максимально полной, информативной, структурированной, пошаговой и главное решать проблему пользователя.

Общая настройка

Если вы используете специализированную почту, к примеру корпоративную рабочую или от провайдера, настройка Outlook состоит из следующих пунктов:

  1. Открыть приложение, в меню «Сервис» найти «Учетные записи» и кликнуть на них.
  2. Нажать вкладку «Почта», затем «Добавить». Справа появится окошко, где необходимо выбрать «Почта».
  3. Ввести фамилию и имя хозяина почтового ящика.
  4. В «Электронной почте» добавить нужный адрес.
  5. В «Серверах электронной почты» указать РОРЗ, а в нижних полях написать необходимый почтовый домен.
  6. Во «Входе в почту Интернета» в «Учетной записи» написать логин пользователя и указать пароль на соответствующей строке.
  7. Сохранить все действия кнопками «Далее» и «Готово».

Функции Outlook

Обычной работой с почтой дело не ограничивается. По сути, это многофункциональный органайзер.

  • Контакты. Удобная папка, где хранятся все нужные электронные адреса и телефоны. Часто пользователи вносят сюда даты рождений, касающиеся контактных лиц.
  • Календарь. Используется для планирования важных событий и встреч.
  • Дневник. Сюда автоматически сохраняется информация о работе Outlook.
  • Задачи. С помощью этой функции можно сохранять важные задания, дела и поручения.
  • Заметки. Программа напоминает блокнот с отрывными листами. Подходит для записи напоминаний и различной информации. Как видите, программа имеет немало интересных и полезных опций, помимо обычного приема и отправки почты.

Инструменты слияния почты от Microsoft

Microsoft Office предлагает выполнять слияние почты Outlook с помощью Word. Пошаговый мастер слияния — это поэтапный инструмент, который предлагает вам различные варианты в процессе работы.

Основные шаги по слиянию почты в MS Word аналогичны перечисленным выше. Сначала вы подготавливаете шаблон письма в Word и таблицу с данными в Microsoft Excel. Затем на вкладке Рассылки ленты Word нажмите Начать слияние > Пошаговый мастер слияния… и выберите рассылку электронных сообщений и нужный документ.

После этого мастер попросит вас выбрать исходный список получателей. Для этого можно использовать контакты Outlook или другой список адресов.

Следующие шаги — добавление полей слияния в шаблон письма и предварительный просмотр объединенного текста, чтобы убедиться, что данные во всех полях заполнены правильно.

Когда все готово, запустите рассылку на последнем шаге мастера или нажмите Найти и объединить > Отправить электронные сообщения на ленте. Word отправит отдельное письмо на каждый адрес.

Ограничения при использовании мастера слияния в MS Word

Функция слияния почты в MS Word решает важную задачу персонализации массовых писем. Однако слияние почты в Word имеет некоторые ограничения.

Запутанный процесс

Инструмент слияния писем MS Word обладает широкими возможностями, но процесс слияния не самый простой.

  • Процедура настройки довольно сложна и отнимает много внимания и времени у пользователей начального уровня.
  • Хотя Пошаговый мастер слияния призван упростить процесс, он лишает вас возможности выполнять действия в удобном для вас порядке. Вам придется изучить принцип работы инструмента и запомнить последовательность действий.
  • Для слияния почты в MS Office вам необходимо использовать различные программы: Outlook, Microsoft Word, а часто еще и Excel или Access.
  • Настройка Просмотр писем на самом деле не позволяет увидеть, как будут выглядеть электронные письма Outlook, а только просмотреть финальный текст сообщений.

Ограниченные настройки

Word предоставляет хорошие возможности для настройки пользовательских полей слияния в тексте письма, но не имеет возможностей для настройки темы, копии или скрытой копии. Эти ограничения значительно снижают эффективность ваших кампаний по почтовым рассылкам.

Ограничения слияния

Основным ограничением слияния почты в MS Word является то, что вы не можете добавлять вложения в письма, созданные в процессе слияния. Для этого необходимо использовать еще один инструмент, что делает весь процесс еще более сложным.

Какие бывают инструкции

Четких критериев и определений на то, какие бывают инструкции, вряд ли кто-то сможет дать. Это сугубо индивидуальная тематика и даже для решения одного и того же вопроса, инструкция может быть совершенно разной и подана в разных стилях, в зависимости от места размещения и контекста.

Но некоторой классификации, в общих чертах, инструкции всеже можно подвергнуть, и так какие виды инструкций бывают:

  1. Инструкция по строительству или сборке чего-либо;
  2. Инструкция по применению чего-либо;
  3. Медицинская инструкция;
  4. Инструкция из разряда «Как сделать…»;
  5. Инструкция по приготовлению пиши (рецепт);

Естественно, это далеко не весь перечень, даже самых распространенных видов инструкций, но наиболее известный — это точно.

Существует отдельный вид инструкций, я его называю «специфический», к нему можно отнести:

  1. Пошаговую инструкцию как написать книгу;
  2. Инструкцию как в домашних условиях сделать что-то для этого не предназначенное;
  3. Инструкция как вести себя в той или иной ситуации.

И аналогичные этому.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Мой редактор ОС
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector